فرایند استخدام با شناخت نیازهای موجود در سازمان و شرکت آغاز می‌شود. این نیاز می‌تواند از پر کردن یک موقعیت شغلی خالی، مدیریت بهتر یک تیم کاری و یا افزایش در سرعت انجام وظایف سازمانی باشد. این موقعیت‌های شغلی می‌توانند به تازگی خالی شده باشند یا مدتی از خالی بودن آنها گذشته باشد. ترکیب کارگروه جذب و استخدام غالباً شامل مدیر عامل، معاون پشتیبانی و مدیریت منابع، مدیر منابع انسانی (دبیر کارگروه) و مدیر فناوری اطلاعات می‌باشند.
وظایف واختیارات کارگروه
1- تدوین و پیشنهاد چارچوب و خط‌ مشی کلی تخصیص، جذب و استخدام
2- تهیه و پیشنهاد آیین نامه، دستورالعمل و ضوابط اجرایی به شورای اداری و استخدامی
3- پیشنهاد روش‌های ارزیابی و نظارت بر اجرای دستورات و فرامین تخصیص، جذب و استخدام
4- تهیه و پیشنهاد صلاحیت های عمومی و اختصاصی متقاضیان همکاری
5- تهیه و تنظیم روش ها و ابزار بررسی صلاحیت متقاضیان همکاری
6- بررسی و اعلام نظر درباره تقاضاهای واصله از واحدهای سازمانی
7- تهیه و ارائه گزارش سالانه و مقطعی